FORMULAS Y FUNCIONES

FORMULAS Y FUNCIONES

1. ¿ QUÉ ES UNA FÓRMULA EN EXCEL ?

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general,  intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual  =  le indica a Excel que los caracteres que le siguen  constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo,  la  fórmula   =A5+A4*3  expresa que  se multiplique  el valor que contiene la celdaA4 por el valor constante  3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ).  Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel  producirá  27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

1.1.  Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia,  A = p R², se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

-  Referencias a celdas:  B1.  Se hace referencia al valor que contiene  la celda B1.

-  Constantes:  el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores:  ^ y  *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

-  Funciones: la función  PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

                     = < operando_A >   < operador >    < operando_B >  

2.2    Fórmulas compuestas en Excel

No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde  se requieren  dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como también, para la evaluación de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo,  la fórmula  =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente, es una fórmula compuesta  ya que tiene 2 operadores aritméticos ( * y ^ ).

Una fórmula compuesta se puede representar de la forma siguiente:

= <operando_A> <operador 1> <operando B> <operador 2> <operando_C > …….

Cualquiera de los operandos puede ser a su vez  una fórmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

2.2.1  Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas

Como se mencionó anteriormente,  una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

2.2.3  Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente fórmula:          =5+2*3              

Produce como resultado  11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como:                 =(5+2)*3

En este caso Excel sumará 5 más  2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 25, y después divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en  las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

3  OPERANDOS EN LAS FÓRMULAS

En una fórmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes, referencias a celdas, funciones.

3.1   Constantes

Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una referencia a una celda, una fórmula, o un valor obtenido como resultado de una fórmula, no son constantes.

Si se utilizan sólo constantes en una fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula, por lo que no tiene sentido utilizar este tipo de fórmulas.

3.2   Referencias a celdas

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.

   Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2)  redondea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

3.3.1     Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

                                    Nombre(arg ₁;arg ₂;……;arg _n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de  
apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma[2]  y un paréntesis de cierre.

- Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.

   Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona  el botón  para  insertar una función     en la barra de fórmulas  , si está activa esta barra de fórmulas;  o  se abre el menú  Insertar y a continuación se selecciona la opción Función….

- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos  argumentos  deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.

Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda  =REDONDEAR(  aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones  sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se  ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula.

3.4   Introducir una fórmula

Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).

3.4.1   Introducir una fórmula sencilla

Una fórmula sencilla o simple  contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas fórmulas se muestran a continuación:

Fórmula	Acción
=128+345	Suma 128 y 345
=5,25^2	Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. Escribir el signo igual (=).
3. Introducir la fórmula.
4. Presionar ENTRAR.

Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas    si está activada.

3.4.2        Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2  contiene la fórmula  =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2.

Fórmula	Acción
=C2	Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2	Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
=-A10	Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda  A10
=A1+23	Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23

Para introducir estas fórmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:

-  Procedimiento 1

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas  , escribir = (signo igual).
3. Escribir a continuación la fórmula.
4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

-  Procedimiento 2

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas  , escribir = (signo igual).
3. Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula, se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.
4. Al  finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón introducir  .

Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas  Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la fórmula  =(C9*B9) se podrá observar algo como lo siguiente:

 

3.4.3   Introducir una fórmula que contenga una función

Las siguientes fórmulas contienen funciones.

Fórmula	Acción
=SUMA(A:A)	Suma todos los valores numéricos en la columna A
=PROMEDIO(A1:B4)	Calcula  el promedio de todos los valores  numéricos en el rango A1:B4

Para introducir en Excel una fórmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que se desee introducir la fórmula.
2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic en Insertar función    en la barra de fórmulas  , o abrir el menú insertar y seleccionar la opciónFunción….
3. Seleccionar la función que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función; si se hace difícil localizar el nombre de la función que interesa, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
4. Luego se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas  para cada argumento. Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón   Contraer diálogo  , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar  la celda o  celdas en la hoja de cálculo, después se  presiona el botón Expandir diálogo  , para volver al cuadro de diálogo.
5. Una vez que se tenga completa la fórmula se debe presionar el botón aceptar, para que la fórmula se introduzca en la celda y se calcule su resultado.

             

Para introducir esta fórmula se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula.
2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic o presionar el botón Insertar función   en la barra de fórmulas .
3. Seleccionar la función que se necesita utilizar como función de primer nivel. Se puede seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función correspondiente; si se hace difícil localizar el nombre de la función, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
4. Se introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas  para cada argumento.
• Para introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón   Contraer diálogo  , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a seleccionar  la celda o  celdas en la hoja de cálculo, después se  debe presionar el botón Expandir diálogo  , para volver al cuadro de diálogo.
• Para escribir otra función como uno de los argumentos, se introduce la función en el cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el cuadro de edición valor_si_verdadero.
5. Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función, se debe hacer clic en el nombre de función en la barra de fórmulas  . Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecerá la descripción de la estructura de la función SI, con una lista de los argumentos requeridos por esta función.

• Para introducir la misma fórmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en primer lugar el rango, luego se introduce la fórmula y, a continuación, se presionan simultáneamente las teclas  <CTRL> y <ENTRAR>.
• Si se está familiarizado con los argumentos de una función, se puede utilizar la información sobre funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda correspondiente a la función o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el argumento correspondiente de la fórmula. Para ocultar la información sobre funciones, en el menú Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificación Información sobre herramientas de funcionesde la ficha o pestaña General.